Управление на ветеринарна клиника: екип и каса

Екип, права и пари

Управление на ветеринарна клиника без тетрадки и таблици

Нов асистент започва в понеделник, стопанин плаща аванс преди операция, а счетоводителката иска фактурите за месеца. Доброто управление на ветеринарна клиника означава всеки в екипа да вижда точно това, което му трябва, а парите и документите да са подредени без допълнителна работа.

Във VetsWise ролите и правата на достъп се задават за всеки служител, всяка промяна остава в лога на действията, а касата на стопанина събира неплатените сметки, авансите и плащанията на едно място. Фактурите и кредитните известия се издават от същата система, с данните на клиниката от настройките.

Роли и права по групи
Лог на всяка промяна
Каса с фискален бон
Фактури с данни от VIES

Екипът и ролите

Списъкът с потребители показва целия екип – роля, баланс на платената отпуска и статус. Новият служител се добавя с имена, имейл и роля и получава покана по имейл, от която сам избира паролата си. Списъкът се филтрира по роля и статус – например само рецепционистите, а ролята или балансът на отпуската се променят с бутона „Редактирай“.

Ролята дава готов набор от права – за лекар, асистент, рецепционист или счетоводител. Когато служител напусне, профилът му се архивира: достъпът спира веднага, а историята на прегледите и плащанията, които е направил, остава.

VetsWise: управление на ветеринарна клиника – екипът с роли, баланс отпуска и статус

Права на достъп точно по мярка

Правата са подредени по групи – ветеринарна практика, финанси и търговия, склад, графици, справки и администрация. Към ролята може да се добави отделно право, например приемане на доставки за конкретен асистент, без да се създава нова роля.

Зависимите права се отбелязват сами – доставките изискват доставчици и номенклатура
Отделни права за преглед, управление и изтриване
Финансите и справките само за тези, които трябва да ги виждат
Изтриване на документи от библиотеката само с право

VetsWise: права на достъп на служител, подредени по групи

Лог на действията – кой какво е променил

Всяко създаване, редакция и изтриване на запис се пази в лога на действията – с дата и час, потребител и обект: дейност, плащане, дневна карта. За всяка редакция се виждат старата и новата стойност, поле по поле.

Логът се филтрира по действие, по потребител и по период, а търсенето по стойност намира например всички промени по име на пациент или по сума. Така въпросът „кой промени тази сметка“ има отговор за секунди.

VetsWise: лог на действията – кой какво е създал, променил или изтрил

Каса на стопанина и фискален бон

Касата събира всички неплатени сметки на един стопанин – прегледи, дневни карти от стационара и продажби, в отделни раздели. Вижда се колко дължи клиентът, има ли свободен аванс и какво е салдото.

Избират се сметките, които стопанинът плаща – една или всички наведнъж, с възможност за частично плащане.
Плащането може да е смесено – част в брой и част с карта, а калкулаторът изчислява рестото.
С включено фискално устройство касовият бон се издава автоматично, а разписката отива на стопанина по имейл.

Отстъпка за клиента се дава от същия екран – върху манипулациите, артикулите или цялата сметка. Всички плащания за деня, по начин на плащане, са в справките.

Аванси от стопаните

Преди операция или хоспитализация стопанинът може да остави аванс – със сума, начин на плащане и бележка. Свободният аванс се вижда веднага в касата, а за всеки аванс се отпечатва разписка за клиента.

При плащане се избира колко от аванса да се използва, а остатъкът се доплаща в брой или с карта. Неизползваната част остава за следващо посещение, а справката за авансите показва кой колко е дал и колко е използвал.

VetsWise: справка за авансите – кой колко е дал и колко е използвал

Фактури и кредитни известия

Фактурата получава следващия номер и датите автоматично. Получателят се избира от списъка с клиенти, а нов клиент се създава с данни от VIES – въвежда се ЕИК и останалото се попълва само. Редовете са услуги от номенклатурата или свободен текст, с отстъпка по ред и изчислен ДДС. Фактурата се отпечатва като оригинал или копие, с данните и банковата сметка на клиниката от настройките на документите.

Кредитното известие се издава към конкретна фактура при отстъпка или върната сума, с обща номерация с фактурите. Документите се филтрират по период, клиент и статус на плащане, а избраните се изтеглят като PDF в един ZIP файл – удобно за счетоводството в края на месеца.

Настройки на клиниката и библиотека

Данните на клиниката се въвеждат веднъж: име, адрес, телефон, уебсайт, регистрация по ДДС и лого, което излиза на разписките, рецептите и направленията. Тук се задават и продължителността на часа и работното време в графика, закръглянето на сумата и остатъкът от SMS кредитите.

Библиотеката с документи пази общите файлове на клиниката – протоколи, ценоразписи, инструкции и схеми в PDF, Word, Excel или като снимки. Всеки в екипа ги намира на едно място, а балансът на платената отпуска, зададен при потребителите, се използва при заявките за отпуска в работния график.

VetsWise: настройки на клиниката – данни, ДДС, лого и работно време

Администрацията във видео

Кратки видеа от демо клиника – от ролите и правата на екипа до касата, авансите и фактурите.

Всички видеа в YouTube

Често задавани въпроси

Може ли рецепцията да не вижда справките и оборота?

Да. Правата на достъп се задават за всеки служител – финансите, справките и администрацията остават само за тези, на които са нужни.

Работи ли VetsWise с фискално устройство?

Да. С включено фискално устройство касовият бон се издава автоматично при плащане от касата на стопанина.

Какво става с данните на служител, който напусне?

Профилът му се архивира. Служителят губи достъп веднага, а прегледите, плащанията и промените, които е направил, остават в историята и в лога на действията.

Може ли стопанинът да плати част в брой и част с карта?

Да. Касата приема смесено плащане и частично плащане, а свободният аванс на клиента също може да покрие част от сметката.

Един месец безплатно, без предварително плащане

Безплатно прехвърляне на данните от досегашния ви софтуер.

Пробвайте безплатно

Администрация и финанси