Само температурният дневник на ВМП хладилника означава 62 реда на месец – по две измервания всеки ден, всяко със своя дата, час и място за подпис. Към него вървят дневникът за получени ВМП, дневникът за приложени ВМП и този за дезинфекция. БАБХ дневниците за ветеринарна клиника във VetsWise не се водят на ръка – системата ги генерира от данните, които клиниката вече въвежда всеки ден, и ги отпечатва по официалния образец.
📚 Четири дневника, покрити от една система
Вместо тетрадки и Excel таблици, в менюто на VetsWise стоят четири отделни справки. Всяка има филтър за период, преглед на екрана и бутон за печат.
Дневник за ВМП (получени)
Образец КВМП – 66, утвърден със заповед № РД 11-333 / 31.01.2020 г. на изпълнителния директор на БАБХ. Дневникът се пълни от реалните доставки в склада – дата на получаване, наименование на ВМП, количество, име и адрес на доставчика, партиден номер и срок на годност. Нищо от това не се преписва ръчно: доставката веднъж въведена в управлението на ресурси вече носи всички данни, които образецът иска.
Дневник за приложени ВМП
Обратната страна на движението – какво е излязло и към кое животно. Системата събира приложените ветеринарномедицински продукти от три места едновременно: манипулации по амбулаторния дневник, престои в стационара и продажби, свързани с конкретен пациент. Резултатът е един ред с дата на прилагане, ВМП, количество, партиден номер, име на пациента и вид/порода.
Температурен дневник на хладилните системи
ВМП хладилникът се отчита два пъти дневно – в 9:00 и в 16:00 часа. Дневникът се води по формата, който клиниките реално попълват: всяко измерване е отделен ред. Колоните следват образеца – наименование на хладилното съоръжение, норма (4°C – 8°C), t° при измерването, коригиращи мерки и отговорно лице, плюс празна колона „Подпис“ за подписване на ръка.
Дневник за извършени механично почистване и дезинфекция
Официалният бланк повтаря едни и същи текстове на всеки ред, а на ръка се дописва само датата. VetsWise прави точно това – взима обработения участък, дезинфектанта с концентрацията му и извършилия, и разпечатва ред за всеки календарен ден от периода, с час на извършване 9/16 и резултат „чисто“.
✍️ Стойностите се помнят между отпечатванията
Дребна, но осезаема разлика в ежедневието: клиниката пише едно и също всеки месец – същия хладилник, същото отговорно лице, същия дезинфектант. VetsWise ги запазва след първия печат и ги връща предварително попълнени следващия път. Промяна се налага само когато нещо реално се е променило.
Периодът също не е ограничен до миналото. Дневник може да се разпечата и напред във времето – удобно, когато празният лист трябва да бъде подписан и подшит предварително.
🔎 Преглед на екрана, преди да отиде на хартия
Всеки дневник първо се показва като таблица в системата. Периодът се сменя на живо, редовете се преизчисляват веднага, а печатът идва последен – когато на екрана стои точно това, което трябва да влезе в папката. Полетата, които клиниката попълва сама, стоят до филтъра за период и се редактират на същия екран, без отделна настройка някъде другаде.
🖨️ Печат по образец, а не таблица от софтуер
Разпечатката не изглежда като експорт. Заглавието, подзаглавието и подредбата на колоните повтарят официалния формуляр, името на клиниката и периодът стоят в шапката, а ориентацията на страницата се сменя според дневника – портрет за температурния, пейзаж за дезинфекцията и за ВМП, където колоните са повече. Листът излиза готов за папката – остава само подписът.
⏱️ Какво печели клиниката
- Нула ръчно преписване – данните идват от доставките, манипулациите и стационара, вече въведени веднъж.
- Готовност за проверка по всяко време – период се избира и дневникът излиза за секунди, включително за назад.
- Точност на партидните номера – проследимостта на ВМП идва директно от складовата отчетност, не от паметта на екипа.
- По-малко пропуснати редове – температурният дневник покрива всеки ден от периода, без празни дни от забравено измерване.
- Единен вид на документацията – всички дневници излизат по един и същ стандарт, независимо кой ги е разпечатал.
Ефектът се вижда най-ясно в края на месеца. Това, което обикновено отнема един следобед на администратора, се свежда до избор на период и печат.
Често задавани въпроси
Съответстват ли дневниците на официалните образци?
Да. Дневникът за ВМП следва образец КВМП – 66, а останалите три повтарят структурата и заглавията на формулярите, които клиниките реално водят. Където образецът оставя колона празна за ръчен подпис, VetsWise също я оставя празна.
Може ли да се разпечата дневник за минал период?
Може. Периодът се избира свободно, а дневникът за минал месец се възпроизвежда идентично всеки път, когато бъде отпечатан отново. Максималният обхват на един лист е една година.
Трябва ли данните за ВМП да се въвеждат отделно за дневника?
Не. Дневниците четат от вече съществуващите записи – доставки, манипулации, стационарни карти и продажби. Отделен вход за данни няма, което означава и че няма как двете места да се разминат.
Какво се попълва ръчно?
Само четири текстови полета: хладилно съоръжение и отговорно лице за температурния дневник, обработен участък, дезинфектант и извършил за дневника за дезинфекция. И те се въвеждат веднъж – после системата ги помни.
Воденето на документация не е това, заради което един ветеринарен лекар е избрал професията си. VetsWise поема тази част – безплатен тест на системата показва как изглеждат четирите дневника с реалните данни на клиниката, а пълният списък с функции обхваща и останалото от ежедневието на практиката.